Архивный отдел

Задачи отдела 

• Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в орган исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
• Разрабатывает и по согласованию с органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики представляет на утверждение администрации Волновахского муниципального округа, списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в Отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
• Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;
• Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
• Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения Волновахского муниципального округа о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
• Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы Отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

Функции отдела 

1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в орган исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

2. Разрабатывает и по согласованию с органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики представляет на утверждение администрации Волновахского муниципального округа, списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в Отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;

4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

5. Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения Волновахского муниципального округа о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы Отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики и администрацией - за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории Волновахского муниципального округа; ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Донецкой Народной Республики, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории Волновахского муниципального округа.

8. Информирует администрацию Волновахского муниципального округа, орган управления архивным делом Донецкой Народной Республики о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Донецкой Народной Республики и архивах;

9. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства;

10. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений-источников комплектования;

11. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом Донецкой Народной Республики поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Отдел;

12. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;

13. Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела Донецкой Народной Республики и администрацией Волновахского муниципального округа;

 14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;

15. Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

Нормативное регулирование 

Отдел в своей деятельности руководствуется 

- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральными конституционными законами;
- Федеральными законами; 
- Актами Президента Российской Федерации, 
- Актами Правительства Российской Федерации;
- Федеральных органов государственной власти; 
- Конституцией Донецкой Народной Республики;
- Законами Донецкой Народной Республики;
- Указами Главы Донецкой Народной Республики;
- Постановлениями и распоряжениями Правительства Донецкой Народной Республики;
- Уставом муниципального образования Волновахский муниципальный округ Донецкой Народной Республики;
- Решениями Волновахского муниципального совета Донецкой Народной Республики;
- Нормативными правовыми актами главы муниципального образования Волновахский муниципальный округ Донецкой Народной Республики;
- Постановлениями и распоряжениями администрации Волновахского муниципального округа